2011年 3月 10日 | Author: admin
アップルの iPad を初めとして、シャープの GALAPAGOS（ガラパゴス）など、電子書籍端末と呼ばれるものがあります。
電子書籍のコンテンツの多くは、既に出版された印刷書籍の情報を、デジタルな文字情報や必要ならば挿絵をデジタル画像情報へ変換して電子ファイルにしたものです。
そのコンテンツは、無線や有線のネットワークからダウンロードして入手します。
そして、紙の書籍では不可能な、ハイパーリンク・動画・音声・振動（バイブレーション）などを併用したコンテンツも存在します。
しかも、紙と違い電子書籍なら、数十～数百冊の本・雑誌でも、持ち歩くのが苦になりません。
そうした特性を生かすことで、営業ツールとして大きな力を発揮するのが電子書籍端末です。
例えば、カタログや資料を(会社が許せば)全部PDFファイルにして、電子書籍端末に収めてしまいます。重いバッグを担ぐ必要がなく、フットワークも軽くなり、顧客へのプレゼンも、いま話題の電子書籍端末なら興味を持ってもらえるかもしれないのです。
また、机の上にあふれている紙資料をドキュメントスキャナーで取り込み(関連記事)、電子書籍端末に入れておけば、情報がどこにあるのか探し回らずに済みます。
すべては電子書籍端末があれば事足りてしまいます。
お客との約束で慌てて出かけても、電子書籍端末1台を持っていれば、こと足りてしまうかもしれません。
なお、数百ページものカタログをPDFファイルにすると、ファイルサイズが大きくなります。
管理が大変なだけでなく、アプリによっては表示できないことも考えられます。
「GoodReader」などのアプリを使うことで、フォルダー分けやファイルサーバー機能を備えているので便利です。これで、大きなPDFファイルもラクラク開けます。
営業にとって、顧客に対し、訴求力のあるプレゼンがスマートにできることは、重要なビジネススキルなのです。
2011年 3月 10日 | Author: admin
iPad（アイパッド）は、アップルによって開発及び販売されているタブレット型コンピュータです。
このiPad を活用して、ビジネススキルをより向上することができます。
これまでの携帯電話機でも、パソコンのメールを読み書きしたり、ウェブの閲覧はできました。
しかし、iPad の大きな特長は、大きな画面（9.7 in）という点です。
高解像度な大画面ノートにはひけを取るものの、二本指で自由自在に拡大したり、スクロールできるiPhoneならではの操作ができるので問題にはならないでしょう。
メール、カレンダー、メモ、Safariなどビジネスに役立つアプリケーションにより、どこにいても効率良く仕事をこなせます。
例えば、新聞を時間を惜しみ朝食を食べながら読むとか、電車の中で小さく折りたたんで読むというスタイルも変わわってきます。
すでに、日本経済新聞社が「日本経済新聞 電子版」を iPad でアプリから閲覧できます。
それ以外にも、ニュースサイトをチェックすれば、大抵の情報は十分に情報は入手できます。
お気に入りのサイトをブックマークしておいたり、RSSに登録しておけば、営業マンなら顧客との話題のネタにする素材も簡単に仕込むことができます。
また、重要なビジネススキルであるスケジュール管理も、紙の手帳を開くのと同じ時間でアプリを起動できるので、気軽にチェックできます。
片っ端から予定を入れてもちゃんと管理され、アラーム機能もあるので、アポイントを忘れたりすることはなくなります。
そのうえ電子書籍として、数十～数百冊の本・雑誌でも、持ち歩くのが苦にならなりません。ビジネスに必要な書籍だけでなく、気分転換に読みたい小説などを行き帰りの電車の中や、移動時間に読書時間として有効活用できます。
2011年 3月 10日 | Author: admin
パソコンでとくに「社外秘」のファイルを扱う場合には、その扱いには厳重に管理する必要があります。
ファイルは、メールに添付したり、USBメモリなどに簡単に取り出すことができます。
そのため、送ってはいけない相手にメールで送ってしまったり、USBメモリをうっかり落としてしまうという事態もゼロではありません。
そうした、万が一の場合に備えて、社外秘の情報にはパスワードを付けておくと、信用されます。
それが、ビジネススキルをなるわけです。
MSオフィスなどには、ファイルの保存時にパスワードを指定できますので、メールを誤送信してもパスワードを知らせない限り、簡単にファイルを開くことができなくなるので、安心です。
また、暗号化ファイル システムを使って、ファイルやフォルダー単位で、簡単に暗号化することができます。
ファイルまたはフォルダーのプロパティのチェック ボックスをオンにするだけで有効にでき、暗号化を解除する場合は、チェック ボックスをオフにするだけです。
また、USBメモリ自体にパスワード機能を持たせたものもありますが、Windows 7 Ultimate に搭載されている BitLocker を利用しても、USB メモリーの内容を暗号化して、パスワードを入力しないと読めないようにできます。
このように、大事なデータ、特に社外秘のデータを厳重に管理する能力は、社内だけでなく取引先の信用を勝ち取る上でも重要なビジネススキルとなります。
2011年 3月 10日 | Author: admin
パソコンでまず目に入るのがデスクトップ画面です。
いわゆる、そのデスクトップ画面が、パソコンを使う人のビジネススキルそのものを表しているといってもいいかもしれません。
よく、
とりあえずのファイルをデスクトップに置いておく人がいます。デスクトップに一時的にアイコンを置くのは、本人は分かりやすくてよいのかもしれません。
ところが、最初はよいのですが、その数が増えてくると見た目も悪く、何よりいざというときに目的のファイルが見つからなかったり、取引先にうっかり違うファイルを渡してしまうなどのミスをおこしやすくなります。
デスクトップもフォルダでファイルを分類し、常時使うものや、本当に一時的に必要なファイルだけを置くようにします。
とくに、そのパソコンを使ってプレゼンするときなどは、気をつけなければなりません。
すっきりした画面で、スピーディかつスマートにプレゼンをスタートできるかが、そのプレゼンを成功させるかに大きく影響してきます。
また、プレゼンの際に壁紙にも気をつけます。無地かWindowsなどに標準で用意されている壁紙に変えておきます。
Windows 7 Professional などに採用されているプレゼンテーション モードでは、プレゼンの際に壁紙が変更できます。通常は、お好み画像や家族の写真などを壁紙にしていても、簡単に別の壁紙に切り替えることができます。
こうした、ちょっとしたこともビジネススキルなのです。
2011年 3月 10日 | Author: admin
いまでは、どこの企業でもパソコンを使っていると思います。
仕事をする上で、ビジネスマナーを守るということはビジネススキルとしても大事なことです。
同じように、パソコンを使う際にも、人に迷惑をかけず、お互い少しでも気分よく仕事ができるようにマナーに気をつけなければなりません。
まず、社内や取引先などにメールなどでデータを送る際の、ファイル名のつけ方は「わかりやすく」が基本です。
たくさんのファイルを送った際に、受け取った相手が混乱して、迷惑をかけることになります。
もちろん、自分自身もきちっと整理されたファイル名であれば、のちのちの管理に仕事効率が上がります。
わかやすいファイル名を付けるには、いくつかの法則があります。
仕事の内容や管理の方法によっても異なりますので、自分なりのルールを作って分かりやすい名前を付けます。
たとえば、「企画書」や「提案書」などといったファイル名では抽象的ですので、人に渡しても内容が分かりづらいので、”○年度新商品企画書”とか “コスト削減提案” のように、内容を簡単に表す具体的な名称を付けるのがよいとおもいます。
また、毎日の売り上げ報告書などを作るような場合には、ファイル名を統一し、日付を入れておきます。
”YYMM内容” や “MMDD 内容” と最初に日付を付けると時間軸でソートできます。
また、”内容 YYMM” や ”内容MMDD” とすれば、企画書や提案書など書類のジャンルや取引先名で並べ替えもできます。
そうした、並べ変えの機能（表示→アイコンの）などを配慮して、名前を一工夫することで、随分と仕事が捗ります。
パソコンのファイル名のつけ方ひとつでも、ビジネススキルがわかります。
2011年 3月 10日 | Author: admin
ビジネスでも必携アイテムとなった携帯電話ですが、ビジネスにおける電話の基本は、携帯電話は緊急用であるということです。
携帯電話は電波が途切れる可能性があるので、外出先から電話をかけるときは、電波の状態が良く、メモが取れる静かな場所（公園など）を選び、できれば「携帯電話から失礼します」と一言断わると、もし途中で聴きづらかったり、回線が切れても、相手は理解してくれます。
また、周りに聞かれては困るような重要な話をするのは、タブーです。
電話がかかってきた場合は、「○○会社の△△です」と社名と自分の名前を名乗ります。
電波の状態や公共機関で移動中、騒音などの状況によって、「申し訳ございません。ただいま移動中ですので、○分後におかけ直ししてもよろしいですか？」と丁寧に断ります。その際は、かけ直すまでのおよその時間も伝えます。
また、仕事での打ち合わせの最中、打ち合わせ相手とは無関係な電話に出ないことです。今一番大切に扱うべき人は、目の前の人です。 ただし、どうしても電話の相手と会話をしなくてはならない場合は、一旦その場から離れ、廊下やビルの外で話をします。そして、他人がいる場所では大声で仕事の会話をしないことです。
また、取引先や顧客に連絡をとる場合、名刺に記載されているなど、相手の携帯番号がわかっていても、原則は会社の電話へ連絡します。
緊急の場合などで、やむを得ず携帯電話にかける場合は、「今、よろしいでしょうか？」と相手の都合を確認しましょう。
また、留守番電話になってしまった場合には、自分の会社名、名前、用件を告げて、「あらためて、後ほどご連絡させていただきます」と伝言を残します。
商談や打ち合わせ、訪問中にはマナーモードではなく、電源を切るのがマナーです。
いくらマナーモードにしていても、静かな会議室ではバイブ音も響き、何よりに商談に集中できません。
例えば、社内で取引先や顧客から電話を受けたとき、外出中の人の携帯番号を聞かれても無断で教えてはいけません。電話をかけてきた人の連絡先を聞き、担当者に連絡を取って、その人から折り返し連絡を入れてもらうようにします。
そして、他社の施設を使って無断で充電してはいけません。やむを得ない場合は、先方に相談します。
携帯電話の扱いひとつをとっても、ビジネススキルは違ってきます。
2011年 3月 10日 | Author: admin
離れている相手に速やかに文書や資料を送ることができるFAXは、ビジネスには欠かせないコミュニケーションツールです。
しかし、FAXは電話番号によって送るため、時として誤送信や送信ミスを起すことがあります。
そのため、確実に相手の手元に届くような工夫や配慮が必要です。
FAXで複数枚の資料を送る場合は、書類の上部や下部に「1／2」など通し番号をふると順番がわかりやすく、ページ抜けの確認がしやすくなります。
また、FAXは鮮明度が落ちますので文字や数字が小さいものは拡大コピーしたり、文字の薄い書類はFAXの濃度設定を調整するなどをします。
FAXを送信する前に「これからFAXをお送りしますのでご確認ください」と電話やメールで連絡をするほうが親切です。
できれば、電話のほうが確実に相手に伝えられるので、できるだけ電話で連絡をとるようにします。
また、急ぐ場合は、送信後に「先ほどFAXをお送りしましたが、届きましたでしょうか？」と電話を入れましょう。
もし送信エラーなどがあった場合にも、先方に確認の電話を入れることで、早急に対処できるばかりか、あなたへの信頼感も高まります。
FAXは、受け取る相手以外の目に触れることがあります。
番号のかけ間違いなどで関係のない人に送られる危険性もあるので、重要書類の送信は避けます。
一度に大量の書類を送信すると、相手の回線を長時間ふさいでしまうだけでなく、用紙も消費させてしまうことになります。
一度に送信する枚数は目安とした10枚までとして、それ以上は、電子メールに添付するか郵送にします。
また、FAXを受け取った場合は送られてきた枚数が揃っているか、読みづらいところはないかを確認して、書類が無事に届いたことをメールか、急いでいる場合は相手に電話で伝えます。自分以外に届いたFAXは、すぐに受信者に渡します。
こうした、マナーがビジネススキルとなります。
2011年 3月 10日 | Author: admin
インターネットを使う上で必ず使うのがパスワードです。
しかし、ワードやエクセル、パワーポイントなどの資料にまでパスワードを付けて管理している人は、それほど多くないのではないでしょうか？
人に読まれると困る文書や機密漏洩の恐れがある資料は、パスワードで保護しましょう。
しかし、パスワードはとかく忘れがちのため、短いものや、単語など安易に覚えやすいものにしたり、すべて共通のパスワードにしてしまう人も多く見受けられます。
これでは、パスワード本来の意味をなさなくなってしまいます。
例えば、
・アカウント・ID名とパスワードが同じ
・自分や家族の誕生日・住所など容易に推測可能
・辞書に載っているような単語
・有名人やキャラクターの名前
・5文字以下の短いパスワード
・数字・または英字のみで作られたパスワード
などは、パスワード解析ツールを使ってあっさりと解読されてしまいます。
よって、強力なパスワードとは、大文字、小文字、数字、記号を組み合わせたランダムな文字列で、14文字以上（最低8文字以上）のものとなります。
また、数ヶ月ごとに定期的にパスワードを変えてしまえばさらに安全性が高まります。
自分の使うパスワードの強度を知りたい場合は、パスワードチェッカーというサービスがありますので利用してみると良いでしょう。
そして、何より「パスワードは他人に教えないこと」です。また、パスワードを書いた紙をパソコンのモニターに張り付けるなんてことは絶対にしてはいけません。
とくに、不特定の人が使用するパソコンは注意しましょう。
また、メールでパスワード付き添付ファイルを送る際に、メール本文にパスワードを知らせることはしてはいけません。
もし、そのメールが送りたい相手以外に誤送された場合には、パスワードの意味をなさないからです。
そのような場合は、パスワードを、電話等の別の方法で伝えるか、再度別のメールでパスワードだけ知らせるようにします。
こうした、パスワードの扱いに対する態度も、ビジネススキルなのです。
2011年 3月 10日 | Author: admin
仕事の上で、容量の大きい画像ファイルなどを、たくさん相手に渡さなくてはならない場合があります。
例えば、写真入りの資料とか、現場の写真などが考えられます。
DVDやCD-Rなどに焼き付けて、郵送する手段もありますが、すぐに相手に渡したい場合などには使えません。
では、メールに添付ファイルで送る方法がありますが、それにはメールの容量に制限があります。
メールを送るプロバイダや受信側のプロバイダの制限は、一概に言えませんが10MBまで可能なところから1MB以下のところもあります。
安全を見れば、基本的に一度に送るのは最大数100KBが目安となります。
そのため、送りたいファイルを圧縮して、100KBに収まるのではれば、ファイルを圧縮してメール添付で送ればよいわけですが、100KBを超えるファイルを送る場合は、数回に分けてメールを送らなくてはならないという手間が出てきますし、受け取り側も煩わしく感じます。
そんな時に便利なのが、「大容量ファイル転送サービス」の利用です。
無料で使えるサービスで、よく使われているものに「宅ふぁいる」と「データ便」があります。
「宅ふぁいる」は、最大100MBのデータを無料で送受信できるサービスです。さらに、企業向けサービスも用意されてます。
「データ便」は、無料で100MB（会員登録すれば300MB）まで送受信ができ、月額300円を払うと1GBまで可能となります。
そのほかにも、マイクロソフトが提供する Windows Live（Hotmail）にも、同様のサービスがあります。
このようなサービスを利用すると、メールで相手に管理画面のURLを知らせますので、そこから必要なデータを取り出すことが可能になります。
さらに、相手が受け取ったかどうかも確認できますので安心です。
このような、便利なサービスの活用も、ビジネススキルのひとつになります。
2011年 3月 10日 | Author: admin
パワーポイントや、ワード、エクセルなどの文章や、デジカメ写真などの資料を、添付ファイルで社内や顧客の相手に電子メールで送る場合、注意しなくてはならない点があります。
メールの場合、基本的に一度に送るのは最大数100KBが目安です。もちろん、メールのサイズは小さければ小さいほどよいのです。
それは、メールの送受信に負荷がかかり時間がかかってしまうのは当然ですが、1MB位のものを送ってしまうとメールサーバー自体が受け付けてくれないことがあります。
そのため、添付するファイルは極力そのサイズを小さくします。そのためには、圧縮という方法を使います。
圧縮するためには、Windows XP以降で搭載されているツールを使うか、フリーソフトを利用します。
圧縮形式は、ほとんどの場合はLZH形式かZIP形式で圧縮するのが一般的です。ただ、最近になってLZH形式は、セキュリティ上のもろもろの事情によって、UNLHA32.DLL・UNARJ32.DLL・LHMeltの開発が中止されることになりました。バグフィックスは継続されるものの、64ビット版や低レベルAPI追加版は出る予定はなくなるそうです。
そのようなことから、「(特に団体・企業内で) LZH 書庫を使うのは止めましょう」ということで、LZH形式の使用中止も呼びかけられています。
よって、これからはZIP形式を使うのがよいでしょう。Windowsでは、ファイルを右クリックし、送る→圧縮(zip形式)フォルダでファイルをzip形式で圧縮することができます。
もし、相手が解凍ソフトを持っていない場合は*.exe（自己解凍形式）で送ります。これはソフトがなくてもダブルクリックで誰でも開ける形式です。最初から、この方法で送った方が、より親切かもしれません。
また、ファイルによっては圧縮して効果のあるものとないものがあります。
それは、ファイルの拡張子で判断します。*.gif *.jpg *.mp3 *.png 等はあらかじめ圧縮してあるファイルです。ですから、これらを圧縮してもほとんど意味がありません。ただ、更に圧縮しても問題はありませんが…
圧縮して効果のあるファイルは、 *.bmp *.wav *.elx（エクセルファイル） *.doc（ワードファイル）などです。
なお、ファイルを複数まとめて送る場合は、フォルダを作成し、その中にすべてのファイルを入れてフォルダ毎圧縮するのが効率的です。また、メーラーによっては、フォルダを添付で送れないという現象を回避することでも有効です。
解凍する時、圧縮ファイルが自己解凍形式でない場合は、解凍ソフト本体、あるいはショートカットに解凍したいファイルをドラッグ＆ドロップや、ダブルクリックするして解凍します。
最後に、メールマナーとして知っておいてもらいたいのが、添付ファイルを送る場合は本文にその旨を明記しておくということです。そのことにより、ウィルス感染によるい添付ファイルでないことを相手に知らせることができるからです。
こうした、メールにファイルを添付して送る際の気配りも、重要なビジネススキルなのです。